¿Qué pasa cuando un trabajador agota los 545 días de incapacidad temporal? Llega un momento en el que muchas empresas se hacen la misma pregunta: «¿tengo que despedirlo, o qué hago exactamente?». La respuesta correcta no es un despido, y confundirlo puede salir caro: el Tribunal Supremo se ha pronunciado recientemente sobre un caso donde una empresa hizo justo lo que la normativa le exigía, y aun así acabó siendo demandada por despido improcedente.
Vamos a ver el esquema completo: los plazos, quién cotiza en cada tramo, qué pasa exactamente al agotarse la incapacidad temporal, y por qué confundir el trámite administrativo con un despido puede salir muy caro.
Los plazos para agotar los 545 días de incapacidad temporal
La incapacidad temporal (IT) por enfermedad común o accidente, sea o no de trabajo, tiene una duración máxima de 365 días. Si en ese momento se prevé que el trabajador puede recuperarse con algo más de tiempo, el INSS puede conceder una prórroga de hasta 180 días adicionales.
Sumados, 365 + 180 = 545 días (18 meses). Ese es el plazo máximo ordinario de la IT, y la decisión de conceder o no la prórroga la toma el INSS, no la empresa ni el trabajador.
¿Quién cotiza durante todo ese tiempo?
Aquí es donde surge la primera confusión habitual: pensar que la obligación de cotizar de la empresa termina a los 365 días porque en ese momento el control médico de la baja pasa al INSS. No es así.
Durante todo el tramo de 1 a 545 días (incluida la prórroga de 180 días), la empresa mantiene la obligación de cotizar por el trabajador con normalidad.
Solo a partir del día 545, la empresa deja de cotizar.
Es decir: el corte que de verdad importa para la cotización está en el día 545, no en el día 365. Muchas gestorías (y empresas) dan por hecho que «pasado el año ya no hay que preocuparse», y ese es precisamente el error que puede llevar a una gestión incorrecta de las cotizaciones.
¿Qué pasa al llegar al día 545?
Agotado el plazo de 545 días, el INSS tiene que resolver, y en ese momento pueden pasar varias cosas: dar el alta médica por curación, reconocer una incapacidad permanente, o —de forma excepcional— demorar la calificación hasta 180 días más (hasta un máximo de 730 días) si considera que el trabajador aún puede recuperar su capacidad laboral.
Mientras se resuelve, ocurre lo siguiente:
- La empresa está obligada a cursar la baja del trabajador en Seguridad Social, porque ya no existe obligación de cotizar.
- El contrato pasa a una situación de suspensión, no de extinción. El trabajador sigue siendo plantilla de la empresa, aunque sin prestar servicios ni cobrar salario de la empresa.
- El trabajador sigue percibiendo una prestación económica, ahora directamente del INSS o la mutua (la llamada prolongación de los efectos económicos de la IT), aunque ya no genere nuevas cotizaciones.
- Si finalmente le dan el alta médica sin incapacidad permanente, el trabajador tiene derecho a reincorporarse a su puesto, en las mismas condiciones que antes de la baja.
El error más habitual: confundir el trámite con un despido
Aquí está el núcleo del problema, y por eso este es un tema tan delicado: dar de baja a alguien en Seguridad Social a los 545 días es una obligación legal, no una decisión de la empresa sobre el futuro del trabajador. Pero si la empresa, en ese mismo momento, le entrega también un documento de liquidación mal redactado, el trabajador puede interpretarlo (con razón, si el documento está mal hecho) como que le están despidiendo de forma encubierta.
Esto es exactamente lo que resolvió el Tribunal Supremo en su sentencia STS n.º 1157/2025, de 27 de noviembre de 2025 (Sala de lo Social, ECLI:ES:TS:2025:5425). El caso: una empresa cursó la baja en Seguridad Social de una trabajadora al agotar los 545 días de IT, y le entregó un documento de liquidación y finiquito coincidiendo con esa fecha. Más tarde, el INSS le reconoció una incapacidad permanente total. La trabajadora demandó por despido improcedente, entendiendo que la empresa había dado por finalizada la relación laboral.
El Juzgado de lo Social y el TSJ de Cataluña le dieron la razón a la empresa, y el Supremo confirmó: para que exista un despido, aunque sea tácito, tiene que haber una conducta empresarial que muestre de forma clara e inequívoca la voluntad de acabar con la relación laboral. Cursar la baja en Seguridad Social, por sí solo, es simplemente cumplir con la ley (art. 174 LGSS), no una decisión de despedir.
Ahora bien: el hecho de que en este caso concreto la empresa ganara no significa que cualquier documento sirva. Otras empresas, en situaciones muy parecidas, sí han perdido en los tribunales, precisamente por cómo estaba redactado el documento que entregaron.
No se liquida nada al llegar al día 545: hay que esperar a la resolución del INSS
Aquí está el segundo error habitual, además del de confundirlo con un despido: muchas empresas, al dar de baja al trabajador en Seguridad Social el día 545, aprovechan y le entregan también una liquidación de vacaciones pendientes. Esto tampoco es correcto.
La razón es sencilla: como el contrato no se extingue, solo se suspende, no hay nada que liquidar todavía. El trabajador sigue devengando vacaciones (art. 38.3 ET) mientras la relación laboral siga vigente, y no se sabe si esas vacaciones se van a pagar o se van a disfrutar hasta que el INSS resuelva:
- Si el INSS reconoce una incapacidad permanente, ahí sí se extingue el contrato, y es en ese momento —no antes— cuando corresponde liquidar todo lo pendiente, incluidas las vacaciones generadas durante toda la baja.
- Si el INSS da el alta médica y el trabajador se reincorpora, no hay nada que liquidar: simplemente disfrutará esas vacaciones acumuladas como tiempo de descanso, igual que cualquier otro trabajador.
Así que lo único que corresponde hacer en el momento del agotamiento de los 545 días es: cursar la baja en Seguridad Social y cerrar la nómina normal hasta ese mismo día. Nada de vacaciones, nada de finiquito, nada de indemnización. Solo se retoma el trámite (y ahí sí, si procede, la liquidación) cuando llegue la resolución del INSS.
Lo que no corresponde en ningún caso, ni ahora ni después si hay incapacidad permanente, es una indemnización por despido: no ha habido despido, así que no hay indemnización que calcular.
Tabla resumen
| Momento | ¿Cotiza la empresa? | ¿Qué pasa con el contrato? | ¿Se liquida algo? |
|---|---|---|---|
| Días 1 a 365 (IT ordinaria) | Sí | Suspendido | No, nómina normal |
| Días 365 a 545 (prórroga) | Sí | Suspendido | No, nómina normal |
| A partir del día 545, en espera de resolución del INSS | No | Suspendido (no extinguido) | No, nada todavía |
| Si el INSS reconoce incapacidad permanente | No | Se extingue por ministerio de ley | Sí, ahí se liquida todo lo pendiente (incluidas vacaciones) |
En la práctica
- El día del agotamiento de los 545 días, haz solo dos cosas: cursa la baja en Seguridad Social y cierra la nómina normal hasta esa fecha. Nada más.
- No liquides vacaciones ni ningún otro concepto en ese momento: espera a la resolución del INSS. Es un error común, pero es un error.
- Si el INSS reconoce incapacidad permanente, ahí sí se extingue el contrato y corresponde liquidar todo lo pendiente, incluidas las vacaciones generadas durante toda la baja.
- Si el INSS da el alta médica, no hay nada que liquidar: el trabajador se reincorpora y disfruta esas vacaciones acumuladas con normalidad.
- Recuerda también que la obligación de cotizar se mantiene hasta el día 545, no hasta el 365; revisa que las cotizaciones estén correctas durante toda la prórroga.
- Recuerda también que la obligación de cotizar se mantiene hasta el día 545, no hasta el 365; revisa que las cotizaciones estén correctas durante toda la prórroga.